Geschwindigkeit ist heute das Entscheidende in der Logistik. Immer mehr wird es Alltag, dass Waren gleich nach der Kundenbestellung auf die Reise gehen. Eine schnelle Lieferung motiviert sowohl Endverbraucher als auch Geschäftskunden zum Kaufen. Vom schnellen und reibungslosen Logistikprozess profitiert aber auch das Unternehmen bzw. die Fabrik selbst: Wertvolle Zeit muss nicht wegen eines papierbasierten, ineffizienten Datenmanagements vergeudet werden. Auch lange Laufwege, redundante Datenerfassung und Fehler bei der Datenübertragung können vermieden werden. Neben der Schnelligkeit sind Präzision der Datenerfassung, Kommunikation zwischen Arbeitsstationen und Transparenz der Lieferstände ebenfalls ausschlaggebende Messgrößen, an denen die Effizienz der Logistikprozesse im Betrieb gemessen wird.
Der technische Weg zu solch einem hocheffizienten und qualitativen Logistikablauf ist die mobile Datenerfassung (MDE). Mithilfe von MDE können die Daten an jedem Ort über Barcodes, Tastatur-Eingabe oder Transponder aufgenommen, überprüft und übertragen werden. Im diesem Beitrag erfahren Sie, wie und warum der Einsatz der MDE sowie der entsprechenden Geräte in der Effizienzerhöhung der Logistikprozesse eine tragende Rolle spielt.
Inhaltsverzeichnis
Der ganze Logistikablauf wird schneller
Zuallererst können wir beobachten, dass der ganze Ablauf mit MDE simpler und schneller wird, was sich in hohem Grad auf die Verwirklichung der Papierlosigkeit zurückführen lässt. Früher waren Logistikprozesse in der Regel sehr papierlastig: Warenbegleitscheine, Kommissionierlisten sowie unzählige Handnotizen galten lange als unverzichtbar (und sind es leider in einigen Betrieben immer noch). Es hat sich jedoch bereits deutlich erwiesen, dass Papierstapel zu hohem Aufwand der Mitarbeiter und unnötigen Arbeitsprozessen führt. Im Gegensatz dazu fallen mit der Nutzung eines kompakten mobilen Gerätes viele Probleme der Papier-Ära weg. Die Geräte, die zum Zweck der mobilen Datenübertragung angewendet werden, bezeichnet man als mobile Terminals, Mobilcomputer, MDE-Geräte oder Handheld. In der Regel funktionieren die mobilen Terminals über WLAN oder mobiles Internet, sodass sie unabhängig von einer externen Dockingstation oder einem stationären PC genutzt und komplett kabellos eingesetzt werden können. So sind die mobilen Computer jederzeit und überall mit hoher Flexibilität verwendbar. Mit einfachem Tippen können die Mitarbeiter direkt vor Ort Daten aufnehmen, die anschließend automatisch in das System eingepflegt werden. Die erfassten elektronischen Daten stehen also sofort zur Verfügung und können direkt oder auch später weiterverwendet werden.
Bisher haben wir den Vorgang rein theoretisch beschrieben. Jetzt möchten wir noch ein Beispielszenario skizzieren, das jeweils den täglichen Arbeitsprozess eines Lagermitarbeiters mit und ohne mobile Datenerfassungsgeräte darstellt. Dadurch können die Vorteile der MDE-Geräte in der Optimierung der Arbeitsprozesse noch klarer veranschaulicht werden.
Szenario ohne MDE-Geräte
Egal mit oder ohne mobile Geräte, der Lagermitarbeiter hat einen Stapel an Aufträgen, die er täglich abarbeiten soll. Falls er keine mobilen Tools für Datenübertragung hat, muss er zuerst ins Büro gehen, um von seinen dortigen Kollegen einen Stapel von Papier mit den Auftragsdetails zu holen, z.B. Informationen zu den einzelnen Auftragspositionen. Er fängt dann damit an, diesen Papierstapel abzuarbeiten, indem er sich einen Zettel nach dem anderen vornimmt. Die auf den Zetteln angegebenen Materialien muss er jetzt an einen Vorlagerplatz auslagern und sie dann wiederum an einem Nachlagerplatz einlagern. Nachdem er dies alles erledigt hat, markiert er den Auftrag mit einem Haken als abgearbeitet. Am Ende des Tages muss der Mitarbeiter wieder ins Büro zurückkehren, damit der Büromitarbeiter den Papierstapel wieder erhält. Dieser muss nun die markierten Zettel nochmal durchgehen und die abgehakten Transportauftragspositionen manuell in sein System eintragen.
Szenario mit MDE-Geräten
Der Mitarbeiter hat zwar auch eine Liste von Aufträgen, kann sich seinen Stapel aber mithilfe eines mobilen Datenerfassungscomputers direkt auf dem Display anzeigen lassen. Alle aktuellen Informationen, die er zum Abarbeiten benötigt, werden ebenso auf dem kompakten Gerät gesammelt und dargestellt; er muss diese nur aus dem WMS-System abrufen, was er jederzeit und überall tun kann. Er muss nicht mehr viele Zettel mit sich führen. Somit können diese auch nirgends verloren gehen. Sowohl die Informationen zum Auftrag als auch die erhobenen Daten werden im Vergleich zum Szenario ohne MDE erheblich sicherer behandelt. Zur Bestätigung der Entnahme im Vorlagerplatz sowie der Einlagerung im Nachlagerfach braucht er auch nur die Palette bzw. das Fach einmal zu scannen. Am Ende des Tages muss er auch nicht mehr ins Büro zu gehen: Die Transportauftragspositionen werden durch die mobile Anwendung automatisiert in das WMS-System quittiert. Die umständliche und langsame manuelle Datenübertragung wird damit erspart.
An diesen beiden Szenarien ist zu sehen, dass die Arbeit eines Lagermitarbeiters mit einem MDE-Computer wesentlich erleichtert und der Vorgang verschlankt wird. Die Mitarbeiter sowohl im Lager als auch im Büro werden entlastet, indem ihre Abhängigkeit voneinander deutlich sinkt und händische Datenarbeiten drastisch reduziert bzw. sogar eliminiert werden. So gewinnen Sie mehr Zeit, die Sie anderen Aufgaben widmen können. Des Weiteren ist eine produktive und effiziente Lagerverwaltung die Grundlage der zufriedenstellenden logistischen Vorgänge, die dann auch mithilfe der MDE reibungsloser vorangehen können.
Die Qualität der Datenerfassung wird gesteigert
Durch MDE wird aber nicht nur die Geschwindigkeit der logistischen Arbeitsprozesse optimiert; auch die Arbeitsqualität wird dadurch deutlich verbessert. Dies betrifft neben der Genauigkeit der Datenerfassung selbst auch die Rückverfolgbarkeit und Transparenz der Daten an jeder logistischen Station. Das führt zu einer besseren Zusammenarbeit der Kollegen im ganzen Unternehmen sorgt so letztlich auch für eine verbesserte Kundenzufriedenheit.
Genauigkeit
Die Genauigkeit der Datenaufnahme und -übertragung steigt um ein Vielfaches an. Durch den Wegfall der doppelten Datenerfassung in digitaler und Papierform werden die Übertragungsfehler zwischen Papier und PC abgestellt. Das MDE-Gerät überprüft darüber hinaus die Korrektheit und Plausibilität der gescannten Barcodes automatisch zum Zeitpunkt der Dateneingabe. Durch diese Prüfung ist gewährleistet, dass der Mitarbeiter die richtigen Materialen auslagert und diese am richtigen Ort wieder einlagert. Dazu kommt, dass die möglichen Fehlerquellen – wie Tippfehler, Zahlendreher, Buchstabendreher usw. – beim händischen Eintragen vermieden werden. So laufen alle Prozessschritte mit MDE deutlich verlässlicher als ohne und die gesamte Datenqualität wird im Endeffekt signifikant erhöht.
Rückverfolgbarkeit
Besonders für Logistikprozesse ist die Rückverfolgbarkeit bedeutungsvoll. Wenn der Mitarbeiter die aktuellen Informationen zu den Warenzuständen, Lieferfortschritten und -bewegungen direkt vor Ort in die zentrale Datenbank einpflegen kann, stehen die Daten für alle Mitarbeiter des Betriebs in Echtzeit zur Verfügung. So sind die Waren immer lokalisierbar und deren vorhandene Menge kann man jederzeit abrufen und feststellen.
Die Nachverfolgbarkeit der Waren spielt auch für die Endverbraucher eine bedeutende Rolle: Sieht der Kunde den Lieferfortschritt seiner Bestellung, erhöht dies sofort das Vertrauen in den Lieferant. Wir alle kennen das: Es ist meist nicht die lange Dauer der Lieferung, die uns nervt, sondern gerade die Unsicherheit, wann unsere Bestellung endlich ankommt. Bei Lieferverzögerungen oder dem Verlust von Gütern ist dies sehr von Vorteil, wenn Pakete mit eigenen Barcode deutlich identifizierbar sind und der Lieferweg für alle Beteiligten Schritt für Schritt nachvollziehbar gestaltet ist.
Nutzung und Anwendung der MDE-Geräte
Bei der MDE werden Handheld-Computer oder Tablet-PCs häufig genutzt, die mit einem integrierten Barcodescanner ausgestattet sind, um Barcodes oder RFID-Tags auslesen zu können. Hierbei ist die Funktions- und Leistungsfähigkeit des Barcodescanners einer der entscheidenden Faktoren für die Wirkung des MDE-Einsatzes. Diese Geräte verfügen in der Regel über sehr gute WLAN-, Bluetooth- und LTE-Konnektivität, damit die zeit- und raumunabhängige Verbindung und Übertragung der Daten möglich sind. Weil diese mobilen Terminals in der Praxis häufig für die Integration in Fahrzeuge, wie Gabelstapler (hier oftmals sogenannte Staplerterminals) oder Kräne, und allgemein viel im Außendienst genutzt werden, sind sie meist besonders robust. Das heißt, sie sollen erschwerte Arbeitsbedingungen im Außeneinsatz gut aushalten können, wie z.B. Vibrationen, Stürze, Stöße, Kratzen, Nässe, Staub usw.
Mobile Terminals werden bereits in verschiedenen Geschäftsprozessen in der Logistik, im Transport und in der Lagerverwaltung breitflächig eingesetzt. In der Warenkommissionierung und -inventur sind sie inzwischen in vielen Unternehmen fest etabliert. Bei der Vorbereitung der Waren für den Versand spielen sie auch eine große Rolle: Mit Barcodes versehene Pakete können von Transportunternehmen eindeutig identifiziert und zugeordnet werden.
Die Anwendungsmöglichkeit der MDE beschränkt sich aber nicht auf die Logistik- und Lagersektoren. Aufgrund der hohen Zeitersparnis, der einfachen Bedienung und der großen Leistung zur Optimierung der Arbeitsgestaltung kommen die mobilen Terminals in so gut wie allen Branchen zum Einsatz. Im allgemeinen Warenmanagementsystem, im Einzelhandel, ja sogar im Gesundheitswesen werden MDE-Geräte eingesetzt, um den Datenfluss zwischen verschiedenen Arbeitsstationen zu beschleunigen und Fehler durch Automatisierung zu eliminieren.
Fazit
Mobile Datenerfassungsgeräte tragen zur Modernisierung, Digitalisierung und Optimierung der Logistikprozesse bei. Insgesamt werden unzählige Papierlisten, Notizzettel und gedruckte Formulare durch mobile Geräte und ein einheitliches Datenmanagementsystem ersetzt, Laufwege werden enorm reduziert oder entfallen ganz, die Kommunikation zwischen Lager, Vertrieb, Einkauf, Finanzen und anderen Abteilungen wird vereinfacht, logistische Bewegungen werden leichter, schneller und gleichzeitig mit höherer Qualität erfasst.
Mobile Datenerfassungsgeräte bringen sowohl junge als auch etablierte Unternehmen einen Schritt näher an eine digitalisierte Arbeitsweise. Wir können mit Sicherheit behaupten, Zettelwirtschaft gehört der Vergangenheit an; wer die neue Mobiltechnik mit offenen Armen empfängt, dem eröffnen sich neue Chancen in logistischen Geschäftsprozessen. Durch MDE haben viele Unternehmen schon ihre Logistikprozesse optimiert. Nur so können Sie dem immer größeren werdenden Wettbewerbsdruck stand halten.
